mailto: ledenadministratie@degelerijdertjes.nlPrivacyverklaring Ponyclub De Gele Rijdertjes

Inleiding

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze zorgvuldig te lezen.

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle informatie die je van Ponyclub De Gele Rijdertjes (verder: de ponyclub) ontvangt of aan de ponyclub verstrekt. De ponyclub verwerkt privacygevoelige informatie of persoonsgegevens door middel van de website en digitale en/of papieren formulieren. De ponyclub hecht groot belang aan de privacy van de leden en de overige betrokken personen en neemt daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht bij het behandelen en beschermen van persoonsgegevens. De ponyclub verwerkt data overeenkomstig de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De ponyclub is de partij die verantwoordelijk is voor de manier waarop deze data worden gebruikt.

Gebruik van persoonsgegevens
Als je gebruik maakt van ons lidmaatschap of deelneemt aan onze activiteiten, stel je bepaalde gegevens ter beschikking aan de ponyclub. De ponyclub bewaart en gebruikt alleen persoonsgegevens die direct door jou verstrekt zijn, of informatie waarvan duidelijk is dat deze beschikbaar is gesteld om te worden verwerkt. Je gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan zoals hieronder beschreven in dit Privacybeleid. Persoonlijke gegevens worden waar nodig wel intern, maar niet met derden gedeeld. Voor kinderen t/m 16 jaar verlenen de ouders/verzorgers toestemming voor het verstrekken en verwerken van de persoonsgegevens van hun kinderen.

De ponyclub verzamelt gegevens ten behoeve van:

  • de ledenadministratie inclusief lidmaatschap bij de KNHS voor wedstrijdruiters;
  • de financiële administratie;
  • de organisatie van clubactiviteiten;
  • contact via de website of via e-mail;
  • IP adressen en cookies op de website;
  • informatievoorziening en invulling van de website nl, het Facebook-account en Instagram account Ponyclub De Gele Rijdertjes;
  • NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van oud-leden ten behoeve van b.v. jubilea of reünies

De ponyclub verwerkt de volgende persoonlijke gegevens:

  • Naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer(s), e-mailadres en eventuele noodzakelijke medische informatie voor de ledenadministratie en voor clubactiviteiten.
  • Naam en bankgegevens voor de financiële administratie.
  • Voor ponykampen worden naam gegevens ten behoeve van de deelnamelijst gebruikt en voor intern gebruik aangevuld met gegevens uit de ledenadministratie.
  • Naam (plus leeftijd en e-mailadres bij online inschrijven) voor deelname aan de onderlinge wedstrijden.
  • Naam voor de startlijsten en uitslagen van de onderlinge wedstrijden.
  • Naam en e-mailadres t.b.v. contactformulier website en/of mail. Als je een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die je ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van je e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.
  • Indien gewenst kan een lid zich via onze vereniging inschrijven bij de KNHS. Alleen dan zal er informatie gedeeld worden over wedstrijdruiters ontvangen door de KNHS. De ponyclub betaalt het lidmaatschap van de KNHS vooruit en brengt dit in rekening bij het betreffende lid. Verstrekte informatie over de resultaten van de combinatie zijn puur informatief en worden niet zonder toestemming verwerkt of gepubliceerd op welke wijze dan ook.
  • Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken:

– gegevens van personen jonger dan 16 jaar; onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de internetactiviteiten van hun kinderen om te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op, dan wordt deze informatie verwijderd.

– medische gegevens; deze worden alleen verwerkt als dat noodzakelijk is voor de gezondheid van een clublid in combinatie met een clubactiviteit. Indien het noodzakelijk is dat een instructrice kennis heeft van medische gegevens van een lid, zal deze medische informatie alleen beschikbaar zijn voor deze instructrice en voor het bestuur van de ponyclub. Medische gegevens die worden verstrekt en verwerkt voor een eenmalige activiteit zoals het ponykamp, zullen na deze activiteit worden vernietigd. Deze gegevens zijn dan ook alleen beschikbaar voor het bestuur en de kampleiding. Onder noodzakelijke medische informatie wordt verstaan dat in het belang van de gezondheid van het lid de ponyclub op de hoogte is van eventuele medische aandoeningen met indien nodig bijgaande instructies van de ouders/verzorgers. Deze medische informatie kan indien medisch noodzakelijk tijdens bepaalde activiteiten intern gedeeld worden. Alleen als het direct noodzakelijk is voor de gezondheid van het clublid, zullen medische gegevens met een derde partij zoals een arts gedeeld worden.

 

Gevolgen niet verstrekken persoonlijke gegevens

 

Indien je geen persoonlijke gegevens wilt verstrekken is het organisatorisch onmogelijk om bepaalde activiteiten voor jou of je kind uit te voeren. Een startlijst van een wedstrijd zonder namen van de deelnemers is bijvoorbeeld onmogelijk. Ook kunnen wij onze administratie niet naar behoren uitvoeren waardoor het onmogelijk is om contributies en andere inschrijfgelden te boeken waardoor jij of je kind niet kan deelnemen aan onze activiteiten. Ook wordt het ingewikkeld om foto’s van activiteiten te plaatsen op onze website. Het is dus noodzakelijk om bepaalde persoonlijke gegevens te verwerken.

Publicatie gegevens

De ponyclub verstrekt geen persoonlijke gegevens aan derden. Op deelnamelijsten, startlijsten en uitslagenlijsten van wedstrijden en/of activiteiten worden uitsluitend namen vermeld. Deze lijsten worden gepubliceerd via de website van de ponyclub, het prikbord op de manege en eventueel via de Facebookpagina van de ponyclub, mail of eventuele nieuwsbrief. Deze gegevens zijn puur van informatieve of organisatorische aard en worden uitsluitend gepubliceerd na jouw toestemming hiervoor. Als de ponyclub e-mails verzendt naar meerdere leden, zullen alle e-mailadressen worden geplaatst in het veld ‘bcc’, zodat de e-mailadressen niet worden bekendgemaakt aan anderen.

Het publiceren van herkenbare foto’s van herkenbare leden/deelnemers die gemaakt zijn tijdens de activiteiten van de ponyclub doen we alleen na toestemming van ouders/verzorgers van kinderen jonger dan 16 jaar of door de deelnemer zelf indien deze ouder is dan 16 jaar.

Nieuws en informatievoorziening

De ponyclub kan je naast de informatie op deze website op de hoogte brengen van nieuws en informatie via:

  • Mail
  • Brief
  • Prikbord in de manege
  • Telefoon
  • Facebook
  • Nieuwsbrief

Hierbij zullen wij geen persoonlijke gegevens anders dan hierboven aangegeven onder het kopje ‘Publicatie gegevens’ verstrekken.

Duur van de opslag

De ponyclub bewaart noodzakelijke persoonlijke gegevens minimaal voor de periode van het lidmaatschap of bij een niet-lid tot de activiteit is afgerond. Bepaalde gegevens zijn verplicht om in de (financiële) administratie te bewaren gedurende de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Op verzoek kunnen waar mogelijk bepaalde gegevens wel worden geminimaliseerd of verwijderd worden nadat deze gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor de administratie en/of organisatie van de ponyclub. Hiervoor kan contact opgenomen worden met de secretaris van de ponyclub via de website.

Beveiliging

Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. De volgende specifieke maatregelen worden getroffen:

  1. toegang tot persoonsgegevens vereist invoering van een gebruikersnaam en/of wachtwoord;
  2. alleen leden van het bestuur van de ponyclub en aangewezen vrijwilligers die zich bezig houden met de organisatie van clubactiviteiten krijgen toegang tot persoonsgegevens;
  3. van onze website kunnen in de toekomst statistieken bijgehouden worden, maar deze blijven altijd anoniem.

Privacybeleid van derden

Ons privacybeleid is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links zijn verbonden met onze website. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden jouw persoonsgegevens op een veilige en zorgvuldige manier verwerken. Daarom raden we je aan om het privacybeleid van deze websites te lezen voordat je ze gebruikt.

Onze website

De toegang en het gebruik dat je maakt van onze website is persoonlijk. De gegevens die daarop worden verstrekt, zullen niet worden gebruikt voor commerciële, politieke of publiciteitsdoelen. Ook zullen geen ongevraagde commerciële aanbiedingen worden gedaan door de ponyclub of nadat je de website hebt bezocht.

Voor een goed beheer van de website kan de websitebeheerder op elk moment:
– de toegang tot (een deel van) de website voor een bepaalde categorie bezoekers beperken
– informatie verwijderen die de werking van de website verstoort of die in strijd is met de wet of gedragsregels
– de website tijdelijk uit de lucht halen voor onderhoud

Cookies

Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies. Een cookie is een klein bestand dat met pagina’s van de site wordt meegestuurd en lokaal op de harde schijf van je computer of ander apparaat wordt opgeslagen. Op deze website maken we gebruik van Google Analytics (onderdeel van het Amerikaanse bedrijf Google) om anonieme bezoekersgegevens te kunnen analyseren en onze website te verbeteren. Google kan verplicht worden deze gegevens aan derden te verschaffen. Je kunt cookies op de website van de ponyclub dan accepteren of uitschakelen. Dit laatste kan er wel in resulteren dat een website niet meer goed of volledig werkt. We adviseren daarom in plaats daarvan regelmatig je cookies te verwijderen.

De beheerder van de website is niet verantwoordelijk als de website niet goed werkt. Je bent als bezoeker zelf verantwoordelijk voor het beschermen van je apparaat en je eigen gegevens te beschermen en voor de websites die je raadpleegt. De beheerder is ook niet aansprakelijk als er een juridische procedure tegen je wordt gevoerd door het gebruik van de website of als je je niet aan de regels houdt.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Klacht over gebruik persoonsgegevens

Heb je een vraag, opmerking of klacht over de verwerking van persoonsgegevens van de ponyclub? Neem dan contact op met het bestuur  door middel van het sturen van een e-mail. Kom je er met het bestuur niet uit? Kijk dan op de website van Autoriteit Persoonsgegevens https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl welke stappen je kunt ondernemen.

Inzage en wijzigen van jouw gegevens

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door de ponyclub en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij de ponyclub een verzoek kunt indienen om de jouw persoonsgegevens waarover de ponyclub beschikt in een computerbestand naar jou, een andere persoon of naar een door jou genoemde organisatie te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar het bestuur van de ponyclub via e-mail.  Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie jouw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. De ponyclub wijst je er tevens op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Voor vragen over ons privacybeleid kun je ook contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Ponyclub De Gele Rijdertjes, Dijkstraat 4, 6681 VX Bemmel (KvK nummer 40145060) of via e-mail.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22 januari 2019.